La circulation de l’information

Une bonne communication interne entre les membres des “Fouesn’ Pom’ Girls” est indispensable. Toute information reçue est communiquée aux collègues. Toute information est également accessible ou mise en copie à la Direction, à qui il appartiendra ou non de réagir.

Pour s’assurer que les informations circulent et que toute l’équipe en a connaissance, l’Office municipal de tourisme a mis en place deux outils ainsi que des temps d’échanges.

Un espace d’informations partagé

  • Le Google drive. Tous les documents partagés peuvent être consultés et complétés/modifiés par toute l’équipe.

Un cahier magique

Plus souvent appelé “cahier de transmission” notre cahier magique est un outil sous format Excel placé sur le Google drive. Partagé avec l’ensemble de l’équipe. Il se compose des rubriques ci-dessous :

  • Transmission (information utile à partager avec l’équipe)
  • Infos socio-professionnels (information utile concernant un partenaire)
  • Remarques orales/écrites (avis donné par un visiteur)
  • Incidents (une situation/un problème lié au fonctionnement interne)
  • Réclamation (une personne qui exprime une réclamation et auprès de qui nous assurons un suivi)
  • Avis sur l’OMT (une personne qui exprime son avis sur l’OMT)

Des réunions d’équipe et des réunions de travail

Deux réunions mensuelles sont organisées (sauf été) avec l’ensemble des “Fouesn’ Pom’ Girls”. Ces réunions sont l’occasion de faire le point sur les dossiers de chacun membre de l’équipe. C’est également l’occasion d’échanger et de réfléchir sur les projets à mener. A l’issue de chaque réunion, un compte-rendu est rédigé et transmis à l’ensemble du personnel.

Complémentairement aux réunions d’équipe, la direction se tient à la disposition de chaque membre des ‘Fouesn’ Pom’ Girls” afin d’échanger ou travailler sur un projet en particulier.

Cahier magique (cahier de transmission)

Compte rendu de réunions d’équipe